Ein komplexes Umfeld, hohe Anforderungen – und ein Partner, der pragmatisch anpackt
Ein international tätiges Pharmahandelsunternehmen stand vor einer doppelten Herausforderung. Zum einen sollten die Einkaufsprozesse effizienter und transparenter gestaltet, zum anderen die internen Compliance-Richtlinien konsequent eingehalten werden. Gleichzeitig galt es, bestehende Fehlerquellen im Bestellprozess und der eingesetzten Software zu beseitigen.

Die Ausgangslage: Altlasten und viele offene Fragen

Der bisherige Einkaufsprozess war fehleranfällig. Bestellanforderungen (BANFen) wurden teilweise falsch eingegeben, Compliance-Vorgaben blieben unberücksichtigt. Verantwortlichkeiten waren unklar verteilt, was zu Unstimmigkeiten und Verzögerungen führte.

Der Lösungsweg: Schrittweise Klarheit schaffen

Zunächst wurde im Rahmen eines Pilotprojekts ein neues Regelwerk für den Einkauf entwickelt. Dieses legte u. a. eine Aufsplittung in IT- und Non-IT-Artikel fest – ein erster Schritt zu mehr Struktur. Die Verantwortung für die Einhaltung der neuen Vorgaben wurde an softvelop übertragen. Von diesem Moment an übernahm softvelop nicht nur die Rolle des Prozessbegleiters, sondern auch eines aktiven Umsetzers.

Softvelops Beitrag: Unterstützen, wo es darauf ankommt

Softvelop stieg mit einem klaren Hands-on-Ansatz in das Projekt ein – mit dem Fokus, pragmatische Lösungen zu finden, Prozesse zu entlasten und effektiv zu unterstützen. Die Leistungen im Überblick:

1. Strukturierter Start für neue Mitarbeiter

• Entwicklung und Einführung eines einheitlichen Onboarding-Prozesses
• Einrichtung regelmäßiger Jour Fixes zur Abstimmung und Wissensweitergabe

2. Operative Unterstützung im Einkaufsprozess

• Durchführung und Begleitung von Ausschreibungen (z. B. für Laptops und SAP-Dienstleistungen)
• Erstellung und Auswertung von Angebotsanfragen
• Spezifikationsprüfung, Preisvergleiche inkl. Internetrecherche
• Lieferantengespräche unter Einhaltung der Einkaufsrichtlinien

3. Lieferantenmanagement und Prozessdesign

• Validierung bestehender Lieferanten
• Analyse potenzieller neuer Anbieter nach klaren Kriterien (Preis, Erfahrung, Zuverlässigkeit, Lieferzeit)
• Unterstützung bei der Einführung eines Trichtermodells für Entscheidungsprozesse im Fachbereich

4. Systematische Prozessoptimierung

• Analyse von Bestellabweichungen
• Anpassungen im Online-Einkaufssystem
• Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses
• Einrichtung eines zentralen Posteingangs für Procurement-Themen mit strukturierter Verteilung

5. Verwaltungs- und Prüfprozesse

• Unterstützung bei der Lieferantenstammdatenpflege
• Vertragsverwaltung in SharePoint
• Analyse von Lieferantenkennzahlen (Qualität, Kosten, Performance)
• Systematische Rechnungsprüfung und -korrektur in SAP

6. Marktanalysen und Katalogpflege

• Identifikation neuer Beschaffungsoptionen
• Optimierung bestehender Katalogartikel
• Entwicklung langfristiger Einsparpotenziale

 

 

Das Ergebnis: Mehr Effizienz, mehr Transparenz, mehr Sicherheit

Trotz der tiefgreifenden Umstellung konnte das Unternehmen alle Maßnahmen erfolgreich umsetzen – dank der pragmatischen und zielgerichteten Unterstützung durch softvelop. Die Erfolge im Überblick:

• Kürzere Durchlaufzeiten bei Bestellungen
• Klare Rollenverteilung im Einkauf
• Verbesserte Planbarkeit durch strukturierte Prozesse
• Höhere Compliance-Sicherheit
• Transparente Lieferantensteuerung

 

Lessons Learned: Veränderungen aktiv gestalten

Das Projekt zeigte deutlich: Eine gute Idee allein reicht nicht. Es braucht eine konsequente Umsetzung, klare Kommunikation und operative Unterstützung im Alltag. Die Einführung neuer Prozesse funktioniert am besten, wenn sie von Partnern begleitet wird, die sich schnell einarbeiten, pragmatisch agieren und kontinuierlich Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen.

Softvelop war dabei mehr als ein externer Dienstleister – es war ein aktiver Mitgestalter.

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